Arkusz spisu z natury jest wewnętrznym dokumentem firmy, który potwierdza faktyczny stan towarów i innych składników objętych remanentem. Nie wysyła się go do urzędu skarbowego, ale trzeba przechowywać go w dokumentacji na wypadek kontroli. Prawidłowo sporządzony spis stanowi podstawę do ustalenia dochodu na potrzeby KPiR i podatku dochodowego.
Co musi zawierać arkusz spisu z natury?
Wymogi dotyczące remanentu wynikają przede wszystkim z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w szczególności z przepisów dotyczących spisu z natury. Dokument może mieć formę papierową albo elektroniczną, ale niezależnie od formatu musi zawierać komplet wymaganych danych.
| Element | Wymóg formalny |
|---|---|
| Dane przedsiębiorcy | Nazwa firmy albo imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz adres. |
| Data sporządzenia | Dzień, na który ustalono stan składników objętych spisem. |
| Numer arkusza | Numer kolejny arkusza lub strony, jeżeli dokument obejmuje więcej niż jedną stronę. |
| Wykaz składników | Szczegółowa nazwa składnika, jednostka miary, ilość, cena jednostkowa i wartość. |
| Towary własne i obce | Należy ująć towary będące własnością podatnika, także znajdujące się poza siedzibą, oraz towary obce pozostające w posiadaniu firmy na podstawie umowy. |
| Łączna wartość | Podsumowanie wartości wszystkich pozycji ujętych w spisie. |
| Zakończenie spisu | Informacja, na której pozycji zakończono spis, jeżeli wymaga tego stosowany formularz. |
| Podpisy | Imiona, nazwiska i podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela lub osoby reprezentującej firmę. |
Szczególną uwagę trzeba zwrócić na towary obce, na przykład przyjęte do sprzedaży, przechowania albo wykonania usługi. Nie stają się one własnością przedsiębiorcy, ale ich obecność w firmie nie może zostać pominięta w spisie. Trzeba także uwzględnić własne towary znajdujące się poza siedzibą, jeżeli w dniu spisu nadal należą do podatnika.
Jak wypełnić arkusz spisu z natury krok po kroku?
Pracę najlepiej wykonać w kolejności, która ogranicza ryzyko pominięcia składników i błędów rachunkowych:
- Przygotuj zakres spisu – ustal dzień, na który sporządzasz remanent, oraz zidentyfikuj wszystkie miejsca, w których znajdują się towary i składniki podlegające ujęciu.
- Oddziel towary własne od obcych – sprawdź, które składniki należą do przedsiębiorcy, a które są tylko przechowywane lub użytkowane na podstawie umowy. Towary obce również wpisz do dokumentacji zgodnie z ich rzeczywistym stanem.
- Policz i zmierz składniki – ustal faktyczną ilość każdego towaru lub materiału. W arkuszu wpisz nazwę oraz właściwą jednostkę miary, na przykład sztuki, kilogramy lub metry.
- Wpisz cenę jednostkową i wartość – dla każdej pozycji podaj cenę przyjętą zgodnie z zasadami wyceny określonymi w przepisach, a następnie oblicz wartość składnika. Nie zastępuj ceny jednostkowej samą wartością zbiorczą.
- Sprawdź kompletność pozycji – porównaj arkusz ze stanem faktycznym i upewnij się, że nie pominięto towarów znajdujących się poza siedzibą ani składników należących do innych podmiotów.
- Podsumuj spis – zsumuj wartości wszystkich pozycji i wpisz łączną wartość remanentu. Przy kilku arkuszach zachowaj ciągłą numerację oraz sprawdź, czy suma stron odpowiada podsumowaniu końcowemu.
- Podpisz dokument – osoby uczestniczące w sporządzaniu spisu wpisują swoje imiona i nazwiska oraz składają podpisy. Dokument podpisuje także właściciel albo osoba uprawniona do reprezentowania firmy.
Arkusz nie musi być sporządzany na jednym urzędowym formularzu. Istotne jest zachowanie wymaganej treści. Forma elektroniczna może ułatwić liczenie i sumowanie, lecz gotowy dokument powinien być możliwy do odtworzenia i przechowywany razem z dokumentacją podatkową.
Kiedy sporządza się spis z natury?
Obowiązek sporządzenia remanentu może powstać w kilku sytuacjach przewidzianych w przepisach. Do najczęściej wskazywanych należą:
- na dzień 1 stycznia,
- na koniec roku podatkowego,
- na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej,
- w związku z likwidacją działalności,
- przy zmianie właściciela, składu wspólników albo proporcji udziałów, gdy przepisy wymagają ustalenia stanu majątku.
Jeżeli przedsiębiorstwo przechowuje towary w kilku lokalizacjach, spis powinien obejmować wszystkie miejsca, w których znajdują się składniki należące do podatnika. W przypadku nietypowych składników lub wątpliwości dotyczących ich wyceny zasady warto potwierdzić z księgowym albo doradcą podatkowym.
Na jakie błędy uważać?
Najczęstsze problemy dotyczą niepełnego zakresu spisu, niewłaściwej wyceny oraz braków formalnych. Przed podpisaniem dokumentu sprawdź przede wszystkim:
- czy wpisano prawidłową datę i dane przedsiębiorcy,
- czy każda pozycja ma nazwę, jednostkę miary, ilość, cenę i wartość,
- czy uwzględniono towary własne poza siedzibą oraz towary obce,
- czy suma pozycji odpowiada łącznej wartości spisu,
- czy dokument zawiera wymagane podpisy i numerację arkuszy.
Błąd w wycenie, pominięcie składników albo brak dokumentu może doprowadzić do zakwestionowania rozliczeń podatkowych przez urząd skarbowy. Odpowiedzialność za rzetelność danych ponosi przedsiębiorca, dlatego arkusz należy sporządzać na podstawie rzeczywistego liczenia, a nie wyłącznie ewidencji magazynowej.
Poprawnie wypełniony arkusz spisu z natury powinien pozwalać osobie kontrolującej odtworzyć, co zostało policzone, w jakiej ilości, według jakiej ceny i kto potwierdził prawidłowość dokumentu.
