Tak. W działalności nierejestrowanej możesz uwzględnić udokumentowane koszty uzyskania przychodu i pomniejszyć o nie dochód wykazywany w rocznym PIT-36. Koszty nie obniżają jednak limitu przychodów uprawniającego do prowadzenia tej działalności. Przychód do limitu liczysz jako kwotę brutto, natomiast dochód podatkowy jako przychód pomniejszony o koszty.
Jak koszty wpływają na limit i podatek?
Przy sprawdzaniu limitu działalności nierejestrowanej nie odejmujesz wydatków na materiały, przesyłki ani reklamę. Liczy się przychód należny, czyli wartość sprzedaży przed pomniejszeniem o koszty. W 2025 roku limit wynosił 75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie, czyli 3499,50 zł. Od 2026 roku limit jest liczony kwartalnie i wynosi 10 813,50 zł brutto, czyli 225% minimalnego wynagrodzenia.
Inaczej rozliczasz podatek. W rocznym PIT-36 wykazujesz przychód podatkowy, koszty oraz dochód według wzoru: przychód – koszty uzyskania przychodu = dochód. Koszty ujmujesz dopiero w zeznaniu rocznym, a nie w miesięcznej ewidencji służącej do pilnowania limitu.
Przykład: jeżeli sprzedaż wyniosła 3000 zł, a zakup materiałów kosztował 1600 zł, dochód podatkowy wynosi 1400 zł. Do limitu działalności nierejestrowanej nadal przyjmujesz jednak przychód wynikający ze sprzedaży, a nie 1400 zł.
Co może być kosztem uzyskania przychodu?
Za koszt uzyskania przychodu można uznać rzeczywiście poniesiony, racjonalny i gospodarczo uzasadniony wydatek, który służy osiągnięciu przychodu albo zachowaniu lub zabezpieczeniu jego źródła. Między wydatkiem a działalnością powinien istnieć związek przyczynowo-skutkowy.
To na podatniku spoczywa obowiązek wykazania, że zakup był potrzebny do wykonywania działalności. Sam fakt posiadania paragonu lub faktury nie wystarcza, jeżeli wydatek ma w rzeczywistości charakter prywatny.
Przed ujęciem wydatku sprawdź:
- Czy wydatek ma bezpośredni lub pośredni związek z uzyskanym albo planowanym przychodem?
- Czy zakup służy osiąganiu, zachowaniu lub zabezpieczeniu przychodów?
- Czy masz dokument potwierdzający zakup i faktyczną zapłatę?
- Czy potrafisz wyjaśnić, dlaczego wydatek był racjonalny w tej konkretnej działalności?
- Czy zakup nie służy przede wszystkim celom osobistym?
Wydatki prywatne, wartość własnej pracy, darowizny, spłata kapitału pożyczki lub kredytu oraz koszty reprezentacji nie powinny pomniejszać dochodu. Przy wydatkach używanych częściowo prywatnie, na przykład przy sprzęcie lub usługach telekomunikacyjnych, szczególne znaczenie ma możliwość wiarygodnego ustalenia ich związku z działalnością. Jeżeli sprawa jest niejednoznaczna, urząd skarbowy może zakwestionować koszt.
Przykłady kosztów i dokumentowanie wydatków
Poniższe przykłady pokazują, jak oceniać najczęściej spotykane wydatki. Ostateczna kwalifikacja zależy od rodzaju działalności, sposobu wykorzystania zakupu i posiadanej dokumentacji.
| Wydatek | Status | Na co zwrócić uwagę? |
|---|---|---|
| Materiały, surowce, półprodukty i opakowania | Koszt | Powinny służyć wytworzeniu produktu lub wykonaniu usługi, a zakup trzeba udokumentować. |
| Przesyłki kurierskie, pocztowe i materiały do pakowania | Koszt | Wydatek powinien dotyczyć sprzedaży, a dowód zapłaty powinien wskazywać usługę lub zakup. |
| Program, hosting, domena lub narzędzie online | Koszt | Trzeba wykazać wykorzystanie usługi w działalności. Przy użytku mieszanym potrzebne jest racjonalne rozdzielenie. |
| Reklama, wizytówki, sesja produktowa | Koszt | Wydatek powinien służyć promocji oferty lub sprzedaży. |
| Kurs branżowy lub konsultacja podatkowa | Może być kosztem | Tematyka musi mieć rzeczywisty związek z prowadzoną działalnością. |
| Zakup na cele osobiste | Brak kosztu | Nie można rozliczyć wydatku tylko dlatego, że sporadycznie pomaga w pracy. |
Najbezpieczniejszym dowodem jest faktura imienna wystawiona na twoje imię i nazwisko oraz adres. Możesz także wykorzystać rachunek, umowę, potwierdzenie przelewu albo inny dokument pozwalający ustalić, co kupiono, od kogo, kiedy i za jaką kwotę. Dokumentacja powinna obejmować:
- imię i nazwisko kupującego oraz jego adres, jeżeli dokument zawiera te dane
- datę wystawienia i datę dokonania zakupu lub zapłaty
- nazwę i opis towaru albo usługi
- kwotę wydatku oraz dane sprzedawcy
- potwierdzenie faktycznej zapłaty, gdy sam dokument zakupu nie pokazuje, że należność została uregulowana
Dokumenty przechowuj przez okres wymagany dla dokumentacji podatkowej, co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Ewidencja kosztów nie jest odrębnym obowiązkowym rejestrem, ale ułatwia kontrolę wydatków. Możesz zapisywać w niej datę zakupu i zapłaty, opis, kwotę, numer dokumentu oraz związek z konkretnym przychodem.
Jak rozliczyć koszty w PIT-36?
W trakcie roku nie wpłacasz zaliczek na podatek z samej działalności nierejestrowanej. Koszty rozliczasz w zeznaniu rocznym PIT-36 składanym za rok poprzedni. W formularzu przejdź do części E.1 i wiersza dotyczącego działalności nierejestrowanej, określonej w art. 20 ust. 1ba ustawy o PIT. W tym miejscu wykazujesz przychód, koszty oraz dochód albo stratę.
Koszty rozpoznajesz kasowo, czyli w dacie faktycznego poniesienia wydatku. Jeżeli fakturę otrzymasz w grudniu, ale zapłacisz za nią w styczniu, co do zasady uwzględnisz koszt w roku, w którym nastąpiła zapłata. Z tego powodu w ewidencji warto zapisywać osobno datę dokumentu i datę uregulowania należności.
Roczna suma kosztów pomniejsza przychód podatkowy. Uzyskany dochód łączysz z innymi dochodami opodatkowanymi według skali podatkowej, na przykład z wynagrodzeniem z umowy o pracę lub umowy zlecenia. Jeżeli koszty przewyższą przychód z działalności nierejestrowanej, w zeznaniu może powstać strata z tego źródła.
Nie pomniejszaj kosztami ewidencji sprzedaży prowadzonej na potrzeby limitu. W tej ewidencji zapisujesz sprzedaż w wartości właściwej dla ustalania limitu, a dokumenty kosztowe wykorzystujesz później przy rocznym rozliczeniu podatku.
Uwaga ekspercka: wydatki znajdujące się na granicy między działalnością a celami prywatnymi wymagają szczególnej ostrożności. Zachowaj dokumenty i przygotuj krótkie uzasadnienie, w jaki sposób zakup służył przychodom. Jeżeli mimo tego kwalifikacja jest sporna, warto skonsultować ją z doradcą podatkowym albo wystąpić o indywidualną interpretację podatkową. Organ podatkowy może zakwestionować koszt, którego związku z działalnością nie da się przekonująco wykazać.
Najważniejsza zasada jest prosta: koszty obniżają dochód w PIT-36, ale nie obniżają przychodu brutt o uwzględnianego przy limicie działalności nierejestrowanej. Gromadź dokumenty na bieżąco, rozliczaj wydatek po zapłacie i oddzielaj zakupy firmowe od prywatnych.
Materiał ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady podatkowej. W przypadku nietypowych wydatków lub wątpliwości dotyczących rozliczenia skonsultuj się z doradcą podatkowym albo właściwym organem podatkowym.
