Arkusz spisu z natury jest dokumentem księgowym, który powinien odzwierciedlać rzeczywiście policzony stan zapasów. Sam wydruk z programu magazynowego nie wystarczy. Trzeba przeprowadzić fizyczne sprawdzenie składników, wpisać ich ilość, wycenić je i ująć wartość spisu w KPiR.
Kiedy należy sporządzić spis z natury?
Obowiązek wynika z przepisów dotyczących prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Spis obejmuje składniki znajdujące się w firmie w określonym dniu, a jego wartość wpływa na ustalenie dochodu podatkowego.
Spis z natury sporządza się w szczególności:
- na dzień 1 stycznia,
- na koniec każdego roku podatkowego,
- na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego,
- w razie zmiany wspólnika lub proporcji udziałów wspólników,
- w razie likwidacji działalności.
Do końca 2025 r. obowiązek ten wynikał z § 24 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. Od 2026 r. analogiczny zakres regulacji przewidziano w § 20 ust. 1 nowego rozporządzenia. Przy rozliczeniach dotyczących konkretnego roku trzeba sprawdzić brzmienie przepisów obowiązujące w danym terminie.
Jakie elementy musi zawierać arkusz spisu z natury?
Arkusz może mieć formę papierową albo elektroniczną. Gotowy wzór ułatwia pracę, ale nie zastępuje inwentaryzacji. Dokument powinien być sporządzony starannie, w sposób trwały i zgodny ze stanem faktycznym.
| Element arkusza | Opis wymaganych danych |
|---|---|
| Dane przedsiębiorcy | Imię i nazwisko właściciela albo nazwa firmy. |
| Data spisu | Dzień, na który ustalono stan zapasów. |
| Numer pozycji | Kolejny numer każdego wpisanego składnika. |
| Opis składnika | Szczegółowe określenie towaru, materiału lub innego składnika objętego spisem. |
| Jednostka i ilość | Jednostka miary oraz ilość ustalona podczas fizycznego liczenia. |
| Cena jednostkowa | Cena w złotych i groszach, przyjęta zgodnie z zasadami wyceny. |
| Wartość pozycji | Iloczyn ilości i ceny jednostkowej. |
| Łączna wartość spisu | Suma wartości wszystkich pozycji. |
| Zakończenie i podpisy | Klauzula „Spis zakończono na pozycji …” oraz podpisy wymagane według przepisów obowiązujących w danym okresie. |
Na arkuszu powinny znaleźć się także podpisy osób sporządzających spis oraz właściciela zakładu lub wspólników, jeżeli wymagają tego przepisy właściwe dla danego okresu. Zgodnie z informacjami dotyczącymi regulacji od 2026 r. wystarczający ma być podpis właściciela.
Wydruk stanów magazynowych może pomóc przygotować listę pozycji, ale nie potwierdza sam w sobie wykonania spisu. Trzeba porównać dane z systemu z rzeczywistą zawartością magazynu, sklepu, pracowni lub innego miejsca przechowywania towarów.
Co podlega spisowi i jak wycenić składniki?
W spisie dla celów PIT ujmuje się składniki wskazane w przepisach o KPiR:
- towary handlowe,
- materiały podstawowe i pomocnicze,
- półwyroby i produkcję w toku,
- wyroby gotowe,
- braki,
- odpady.
Nie wpisuje się środków trwałych ani wyposażenia firmy. Towary będące własnością przedsiębiorcy podlegają ujęciu także wtedy, gdy w dniu spisu znajdują się poza jego siedzibą. Towary obce znajdujące się w firmie wykazuje się natomiast ilościowo, ze wskazaniem właściciela, bez przypisywania im wartości.
Towary handlowe i materiały wycenia się według ceny zakupu albo ceny nabycia. Cena zakupu wynika z dokumentu zakupu, z uwzględnieniem rabatów i pomniejszeniem o odliczany VAT. Cena nabycia obejmuje także koszty uboczne związane z zakupem, na przykład transport lub ubezpieczenie.
Jeżeli cena rynkowa z dnia sporządzenia spisu jest niższa od ceny zakupu lub nabycia, można zastosować cenę rynkową. W takim przypadku należy także wykazać cenę pierwotną. Półwyroby, wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się według kosztu wytworzenia, a odpady użytkowe według oszacowanej wartości z uwzględnieniem ich dalszej przydatności.
Brak zapasów również wymaga udokumentowania. Przy zerowym stanie sporządza się arkusz z wartością „0 zł”, ujmuje go w KPiR i zachowuje w dokumentacji.
Spis dla PIT a remanent dla VAT
Spis z natury sporządzany dla potrzeb KPiR służy przede wszystkim ustaleniu dochodu podatkowego. Nie należy utożsamiać go z remanentem likwidacyjnym dla celów VAT. Przy likwidacji działalności czynny podatnik VAT może być zobowiązany do sporządzenia odrębnego spisu obejmującego składniki podlegające opodatkowaniu VAT, w tym w określonych sytuacjach środki trwałe i wyposażenie.
Zakres obu dokumentów może być więc różny. Arkusz przygotowany dla PIT nie staje się automatycznie dokumentem rozliczenia VAT, a dane wymagane w JPK_V7 trzeba ustalać na podstawie przepisów dotyczących VAT.
Jak przeprowadzić spis krok po kroku?
Prawidłowa kolejność działań ogranicza ryzyko pominięcia towaru albo błędnej wyceny:
- Ustal dzień, na który ma zostać sporządzony spis, i przygotuj arkusze.
- Przeprowadź fizyczne liczenie składników, sprawdzając także miejsca przechowywania poza głównym magazynem.
- Wpisz pozycje, jednostki miary, ilości, ceny jednostkowe i wartości.
- Podsumuj arkusz, dodaj wymaganą klauzulę zakończenia oraz podpisy.
- Wyceń spis zgodnie z rodzajem składnika i wpisz jego wartość do KPiR.
Dlaczego rzetelność spisu ma znaczenie?
Wartość remanentu końcowego wpływa na ustalenie dochodu. Jeżeli jest wyższa od remanentu początkowego, zwiększa dochód, a jeżeli jest niższa, dochód ulega odpowiedniemu zmniejszeniu. W konsekwencji zmienia się także wysokość PIT.
Przy opodatkowaniu według skali podatkowej albo podatkiem liniowym różnica remanentowa może wpływać na podstawę wymiaru składki zdrowotnej. Błędny, niepełny lub pozorny spis może więc prowadzić nie tylko do nieprawidłowego rozliczenia podatku, lecz także do zaniżenia albo zawyżenia składki.
Najważniejsza zasada jest prosta: arkusz ma dokumentować faktycznie policzony stan, a nie tylko dane wygenerowane z programu. Przy produkcji w toku, nietypowych kosztach nabycia lub wątpliwościach dotyczących remanentu likwidacyjnego warto uzgodnić sposób wyceny z księgowym albo doradcą podatkowym.
Treść dotycząca przepisów podatkowych ma charakter informacyjny. Przed rozliczeniem konkretnego przypadku należy sprawdzić aktualne regulacje obowiązujące dla danego roku podatkowego.
