Tak, koszty w działalności nierejestrowanej można rozliczyć, ale dopiero w zeznaniu rocznym PIT-36. Nie pomniejszają one limitu przychodów, który w 2026 roku wynosi 225% minimalnego wynagrodzenia w kwartale. Przy sprawdzaniu tego limitu liczy się przychód należny, czyli pełna wartość sprzedaży, a nie dochód po odjęciu wydatków.
Limit przychodów a koszty w PIT
To dwa odrębne mechanizmy. Limit działalności nierejestrowanej służy do sprawdzenia, czy nadal możesz korzystać z tej formy aktywności. W 2026 roku wynosi on 10 813,50 zł kwartalnie, czyli 225% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Koszt materiałów, przesyłki czy reklamy nie obniża kwoty wykazywanej w ewidencji sprzedaży.
Jeżeli sprzedasz towary za 10 000 zł, a wydasz na ich wytworzenie 7000 zł, do limitu przychodów nadal przyjmujesz 10 000 zł. Koszt ma znaczenie dopiero przy rozliczeniu podatku dochodowego. W PIT-36 ustalasz przychód podatkowy, odejmujesz udokumentowane koszty i otrzymujesz dochód, który podlega opodatkowaniu według skali podatkowej.
W przypadku działalności nierejestrowanej koszty rozpoznaje się metodą kasową. Oznacza to, że uwzględniasz je w dacie faktycznej zapłaty, a nie na podstawie samego otrzymania faktury.
Co może być kosztem uzyskania przychodu?
Nie ma zamkniętej listy wydatków przypisanych do działalności nierejestrowanej. Kosztem może być wydatek, który został rzeczywiście poniesiony, ma związek z uzyskaniem przychodu albo zachowaniem jego źródła, a także jest racjonalny i gospodarczo uzasadniony.
Może to być na przykład zakup surowców, towarów przeznaczonych do sprzedaży, opakowań, materiałów pomocniczych, usług kurierskich, oprogramowania, hostingu, domeny, reklamy lub szkolenia bezpośrednio związanego z wykonywaną działalnością. Koszt poniesiony przed pierwszą sprzedażą także może zostać uwzględniony, jeżeli służył przygotowaniu działalności i ma związek z późniejszymi przychodami.
Ocena zawsze dotyczy konkretnego wydatku. Prywatne zakupy spożywcze, odzież niewykorzystywana wyłącznie do pracy czy sprzęt kupiony przede wszystkim do celów osobistych nie stają się kosztem tylko dlatego, że osoba prowadzi działalność nierejestrowaną. Trzeba też uwzględnić wyłączenia wynikające z art. 23 ustawy o PIT, w tym między innymi wydatki osobiste, wartość własnej pracy, darowizny czy wydatki o charakterze reprezentacyjnym.
Przed ujęciem wydatku sprawdź następujące kwestie:
- Związek z przychodem – czy zakup służy sprzedaży towaru albo wykonaniu usługi?
- Cel gospodarczy – czy wydatek jest racjonalny dla tej konkretnej działalności?
- Faktyczne poniesienie – czy zapłata rzeczywiście nastąpiła?
- Dokument – czy masz dowód zakupu pozwalający potwierdzić kwotę, datę i przedmiot wydatku?
Jeżeli związek z działalnością jest trudny do wyjaśnienia, zachowaj dodatkowe uzasadnienie, na przykład opis wykorzystania sprzętu lub materiałów. W razie kontroli to na podatniku spoczywa obowiązek wykazania, że koszt faktycznie poniesiono i że dotyczył działalności.
Jak dokumentować koszty?
Do dokumentowania wydatków mogą służyć faktury, rachunki, umowy kupna-sprzedaży, potwierdzenia przelewu oraz inne dowody potwierdzające transakcję. Najbezpieczniej gromadzić faktury imienne wystawione na imię, nazwisko i adres nabywcy. Brak numeru NIP nie przekreśla możliwości udokumentowania kosztu, jeżeli dokument pozwala zidentyfikować strony i zakup.
Dowód zakupu powinien możliwie dokładnie opisywać transakcję. Na fakturze lub rachunku sprawdź przede wszystkim:
- datę wystawienia i, jeśli jest wskazana, datę sprzedaży lub wykonania usługi
- dane sprzedawcy i nabywcy
- nazwę towaru albo opis usługi
- liczbę, zakres lub ilość zakupionych towarów i usług
- kwotę należności oraz walutę
Przy zakupie od osoby prywatnej przydatna będzie umowa kupna-sprzedaży zawierająca dane obu stron, dokładny opis przedmiotu, datę, cenę i podpisy. Sam przelew bankowy może potwierdzać zapłatę, ale często nie wyjaśnia wystarczająco, czego dotyczył wydatek. Dlatego warto zachować także korespondencję, zamówienie lub potwierdzenie nadania przesyłki.
Prowadzenie osobnej ewidencji kosztów nie zastępuje dokumentów, ale ułatwia późniejsze rozliczenie. Możesz zapisywać w niej datę zapłaty, kwotę, opis wydatku, numer dowodu, sposób płatności i związek z konkretnym przychodem. Dokumentację przechowuj przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku.
Jak rozliczyć koszty w PIT-36?
Koszty wykazujesz jednorazowo w zeznaniu rocznym. Nie wpłacasz miesięcznych zaliczek na podatek z samego tytułu działalności nierejestrowanej i nie odejmujesz wydatków od sprzedaży podczas monitorowania limitu kwartalnego.
- Zbierz dokumenty potwierdzające wszystkie wydatki związane z działalnością i sprawdź, czy zostały opłacone w rozliczanym roku.
- Ustal roczny przychód podatkowy, czyli kwoty faktycznie otrzymane lub pozostawione do Twojej dyspozycji, z uwzględnieniem zwrotów, bonifikat i skont.
- Zsumuj koszty rozpoznawane kasowo, czyli te, za które zapłata nastąpiła w danym roku.
- W formularzu PIT-36, w części E, wierszu dotyczącym działalności nierejestrowanej określonej w art. 20 ust. 1ba ustawy o PIT, wpisz przychód i koszty. W aktualnym układzie formularza koszty wykazuje się w polu 112, a dochód albo stratę odpowiednio w polu 113 lub 114.
- Połącz dochód z działalności nierejestrowanej z innymi dochodami opodatkowanymi według skali i złóż zeznanie w ustawowym terminie, co do zasady od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.
Jeżeli koszty są wyższe od przychodu, w zeznaniu może powstać strata z tego źródła. Nie zmienia ona jednak limitu działalności nierejestrowanej. Przy ocenie limitu nadal uwzględniasz pełny przychód należny, bez odejmowania wydatków.
Najważniejsza zasada jest prosta: koszty nie obniżają limitu sprzedaży, ale obniżają dochód wykazywany w PIT-36. Dlatego dokumentuj je na bieżąco, rozpoznawaj w dacie zapłaty i zachowuj dowody przez wymagany okres.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady podatkowej. Przy nietypowych wydatkach lub wątpliwościach dotyczących związku kosztu z przychodem warto skonsultować się z doradcą podatkowym.
