Podpisywanie dokumentów podpisem zaufanym odbywa się bezpłatnie przez usługę na stronie podpis.gov.pl. Po dodaniu pliku wybierasz profil zaufany, potwierdzasz operację kodem SMS i pobierasz plik zawierający podpis. Samo zalogowanie do profilu nie oznacza jeszcze podpisania dokumentu.
Czym jest podpis zaufany?
Podpis zaufany to elektroniczny sposób potwierdzenia tożsamości i wyrażenia woli w kontaktach z administracją publiczną. Możesz użyć go do podpisania między innymi wniosku, pisma ogólnego lub dokumentu PDF wysyłanego do urzędu.
Do złożenia podpisu potrzebujesz ważnego profilu zaufanego. Podpis zaufany zastępuje podpis odręczny w relacjach z podmiotami publicznymi i w przypadkach określonych w przepisach, między innymi w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Nie jest to uniwersalny zamiennik podpisu własnoręcznego w umowach prywatnych.
Co przygotować przed podpisaniem dokumentu?
Plik powinien być zapisany na komputerze lub telefonie jako pojedynczy dokument. Usługa pozwala podpisać jednocześnie kilka plików, ale obowiązują następujące ograniczenia:
- Maksymalnie 5 plików w jednej operacji.
- Łączny rozmiar wszystkich plików nie może przekroczyć 25 MB.
- Każdy plik powinien mieć format obsługiwany przez usługę podpisywania.
- Musisz mieć aktywny profil zaufany oraz dostęp do telefonu odbierającego kod SMS.
Usługa obsługuje między innymi następujące grupy formatów:
| Typ pliku | Przykładowe rozszerzenia | Zastosowanie |
|---|---|---|
| Dokumenty tekstowe | .pdf, .doc, .docx, .txt, .rtf, .odt | Pisma, wnioski i załączniki |
| Arkusze i prezentacje | .xls, .xlsx, .csv, .ppt, .pptx, .ods, .odp | Zestawienia i prezentacje |
| Obrazy | .jpg, .jpeg, .png, .tif, .tiff, .svg | Skanowane dokumenty i grafiki |
| Archiwa i formaty techniczne | .zip, .tar, .gz, .7z, .xml, .xsd, .html | Pliki techniczne, dane i archiwa |
Jak podpisać dokument podpisem zaufanym?
Procedura na portalu podpis.gov.pl składa się z kilku następujących po sobie czynności:
- Wejdź na usługę podpisywania dokumentów na stronie podpis.gov.pl.
- Wybierz przycisk „Dodaj plik” albo przeciągnij dokument do wskazanego pola. Poczekaj, aż plik zostanie poprawnie załadowany.
- Po dodaniu dokumentu wybierz „Dalej”, aby przejść do sprawdzenia pliku.
- Zweryfikuj, czy dodany dokument jest właściwy. W zależności od formatu możesz też wyświetlić podgląd lub wybrać sposób prezentacji znaku graficznego podpisu.
- Wybierz przycisk „Podpisz”.
- Na ekranie wyboru metody wskaż profil zaufany, czyli podpis zaufany.
- Zaloguj się za pomocą profilu zaufanego, jeśli system o to poprosi.
- Potwierdź złożenie podpisu kodem autoryzacyjnym przesłanym SMS-em.
- Po zakończeniu operacji wybierz „Pobierz podpisane dokumenty” i zapisz plik na swoim urządzeniu.
Logowanie do profilu zaufanego i podpisywanie dokumentu to dwie różne czynności. Logowanie potwierdza twoją tożsamość w systemie. Dopiero wybranie przycisku „Podpisz” i ponowna autoryzacja, zwykle kodem SMS, powodują złożenie podpisu zaufanego.
Co dzieje się z plikiem po podpisaniu?
Po prawidłowym zakończeniu operacji pobierasz podpisany plik. W wielu przypadkach ma on rozszerzenie .xml i zawiera zarówno dokument źródłowy, jak i informacje o podpisie. Nie należy zastępować nim oryginalnego pliku bez sprawdzenia wymagań urzędu.
Podpisany dokument nie jest automatycznie wysyłany do instytucji. Trzeba załączyć go do właściwej usługi urzędowej, na przykład do pisma ogólnego wysyłanego przez ePUAP. Jeżeli urząd udostępnia odrębny formularz lub system, należy użyć właśnie tego kanału. Samo podpisanie pliku, także sprawozdania finansowego, nie oznacza jego złożenia.
Najczęstsze pytania
Czy podpis zaufany można stosować w umowach prywatnych?
Nie należy traktować go jako podpisu przeznaczonego do umów z firmą prywatną lub inną osobą. Jego zastosowanie prawne dotyczy przede wszystkim kontaktów z administracją publiczną. Do dokumentów prywatnych mogą być potrzebne inne rozwiązania, w tym podpis kwalifikowany, jeśli wymagają tego przepisy lub strony umowy.
Co zrobić, gdy plik jest za duży?
Usługa przyjmuje maksymalnie 5 plików o łącznym rozmiarze do 25 MB. Jeśli dokument przekracza limit, trzeba zmniejszyć jego rozmiar, podzielić materiał zgodnie z wymaganiami urzędu albo skorzystać z innego sposobu przekazania dokumentu. Nie dziel pliku bez sprawdzenia, czy dana instytucja dopuszcza taką formę.
Jak sprawdzić, kto podpisał dokument?
Dodaj podpisany plik do usługi na podpis.gov.pl. Przy dokumencie zawierającym podpis pojawi się opcja „Sprawdź, kto podpisał”. System pokaże dane podpisu i jego status. Prawidłowy podpis powinien mieć status „Ważny”.
W razie problemów technicznych można skontaktować się z pomocą usługi pod numerem 42 253 54 50, od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00–18:00.
